Читать онлайн «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота»

Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборотаМ. П. Бобылева, канд. ист. наук, доцент, В. А. Гуськов//Делопроизводство, 1999. - №1 – стр. 38-40
Вопросы разработки номенклатуры дел организации получили достаточно подробное освещение в документоведческой и архивоведческой литературе. Однако в условиях внедрения современных компьютерных технологий в делопроизводстве становится достаточно очевидной необходимость проанализировать сложившуюся в прежние годы практику работы с номенклатурами дел и оценить ее с учетом новых технологических и информационных возможностей.
Разработка и ведение номенклатуры дел является одним из узловых элементов традиционного делопроизводства. В ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения номенклатура дел определяется как "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". В условиях использования компьютерной техники нормативно предусмотрена возможность хранения утвержденной номенклатуры в памяти ЭВМ "... для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки".
По нашему мнению, при внедрении современных систем автоматизации документооборота номенклатура дел может приобрести новое информационное качество и специфические характеристики.
Под системой автоматизации документооборота в данной статье понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом. Речь идет о обобщенном "портрете" современных разработок по автоматизации документооборота в учреждениях и на предприятиях, Система автоматизации документооборота сопровождает традиционный бумажный документооборот и создает возможности перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т. е. , к примеру, охватывать отдельные категории документов.
Вместе с тем отметим, что хотя по традиционным делопроизводственным функциям (например, регистрация, контроль исполнения, поиск документов) системы разных фирм-разработчиков обладают сопоставимыми возможностями, реализация функции "списание в дело" может различаться весьма значительно.
Зачем же нужно вводить в систему автоматизированного документооборота номенклатуру дел, если существует техническая возможность обратиться к электронному файлу?
Во-первых, на нынешнем этапе использования подобных компьютерных систем, даже если кроме электронных регистрационных карточек в систему включаются электронные файлы документов (т. е. возможно обращение к тексту документа в рамках компьютерной системы), эти файлы охватывают лишь часть документооборота организации. Соответственно ознакомление с содержанием документов, не имеющих электронных файлов, возможно лишь путем поиска соответствующих дел по номенклатуре.
Во-вторых, в случае необходимости обратиться к подлиннику документа для ознакомления сего различными атрибутами или подготовки его заверенной копии, имеющей юридическую силу, важно обеспечить оперативный поиск документов в делах, Это также обеспечивается формированием дел в соответствии с номенклатурой.
В-третьих, факт завершения исполнения документа (в соответствии с действующими нормативными документами по делопроизводству) должен быть оформлен списанием документа в дело.
В-четвертых, индексы номенклатура дел используются при присвоении регистрационных номеров документам, чаще всего исходящим.