Читать онлайн «Жизнь документа в системе электронного документооборота»
Автор Е. С. Биберган
Жизнь документа в системе электронного документооборота
Бибер Елена, ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст» //Секретарское дело, 2007, №11 - стр. 24-27
Системы электронного документо оборота (СЭД), автоматизирующие делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы, все чаще внедряются и используются для организации «с нуля» или оптимизации уже выстро енного документационного обеспече ния управления.
Это обусловлено необходимостью соответствия компаний увеличивающемуся темпу развития рынков, на которых они работают, требованием более четкой структуризации бизнес-процессов и обеспечения прозрач ности деятельности компаний для более эффективного управления ими. Большинство предприятий и организаций уже перешли если не на полно стью, то частично автоматизированный документооборот (иногда его называ ют смешанным, когда лишь какая-то часть процессов выполняется в СЭД, например, работа с договорами осу ществляется в системе, а с обращени ями граждан - нет).
Жизненный цикл документа в системах электронного документооборота
Наиболее распространенная область автоматизации документопотоков - делопроизводство. Системы электронного документооборота, автоматизирующие делопроизводство, как правило, состоят из модулей (функциональных частей), соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. В свою очередь, каждый модуль может состоять из нескольких баз данных: одна, основная, для работы с документами текущего года, другие - для рабо ты с документами предыдущих лет.
Кроме того, СЭД предусматрива ет возможность раздельного хранения карточек и содержания документов, что значительно увеличивает скорость работы пользователей с системой. Это реализуется с помощью базы электронных оригиналов документов, которая может быть единой для всех делопроизводческих модулей или отдельной для каждого модуля. Карточка доку мента в соответствующей базе содержит ряд обязательных реквизитов и ссылку на документ содержания, находящийся в базе электронных оригиналов. Электронный оригинал документа представляет собой карточку с минимальным набором реквизитов основного документа и собственно содержанием - оригиналом документа (вложенный файл, сканированное изображение или текст).
Современные системы электрон ного документооборота по охвату бизнес-процессов максимально приближены к документообороту бумажному.
Помимо учета и хранения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, СЭД поддерживают процессы согласования, ознакомления, подписания, регистрации. Доступна возможность создания резолюций и поручений по документам, контроль исполнения как самих документов, так и резолюций и поручений.
Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки. Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически - зна чениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией.
Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию.
При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ - лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя ини циатора, а также инициатором указыва ется тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников.
Бибер Елена, ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст» //Секретарское дело, 2007, №11 - стр. 24-27
Системы электронного документо оборота (СЭД), автоматизирующие делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы, все чаще внедряются и используются для организации «с нуля» или оптимизации уже выстро енного документационного обеспече ния управления.
Это обусловлено необходимостью соответствия компаний увеличивающемуся темпу развития рынков, на которых они работают, требованием более четкой структуризации бизнес-процессов и обеспечения прозрач ности деятельности компаний для более эффективного управления ими. Большинство предприятий и организаций уже перешли если не на полно стью, то частично автоматизированный документооборот (иногда его называ ют смешанным, когда лишь какая-то часть процессов выполняется в СЭД, например, работа с договорами осу ществляется в системе, а с обращени ями граждан - нет).
Жизненный цикл документа в системах электронного документооборота
Наиболее распространенная область автоматизации документопотоков - делопроизводство. Системы электронного документооборота, автоматизирующие делопроизводство, как правило, состоят из модулей (функциональных частей), соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. В свою очередь, каждый модуль может состоять из нескольких баз данных: одна, основная, для работы с документами текущего года, другие - для рабо ты с документами предыдущих лет.
Кроме того, СЭД предусматрива ет возможность раздельного хранения карточек и содержания документов, что значительно увеличивает скорость работы пользователей с системой. Это реализуется с помощью базы электронных оригиналов документов, которая может быть единой для всех делопроизводческих модулей или отдельной для каждого модуля. Карточка доку мента в соответствующей базе содержит ряд обязательных реквизитов и ссылку на документ содержания, находящийся в базе электронных оригиналов. Электронный оригинал документа представляет собой карточку с минимальным набором реквизитов основного документа и собственно содержанием - оригиналом документа (вложенный файл, сканированное изображение или текст).
Современные системы электрон ного документооборота по охвату бизнес-процессов максимально приближены к документообороту бумажному.
Помимо учета и хранения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, СЭД поддерживают процессы согласования, ознакомления, подписания, регистрации. Доступна возможность создания резолюций и поручений по документам, контроль исполнения как самих документов, так и резолюций и поручений.
Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки. Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически - зна чениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией.
Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию.
При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ - лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя ини циатора, а также инициатором указыва ется тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников.
