Читать онлайн «Автоматизация документирования деятельности организации: Методические указания к курсовому проектированию»

Пензенский государственный университет Автоматизация документирования деятельности организации Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления" 2008  УДК 681. 3. 07 Приведено описание порядка выполнения курсового проекта. В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления». Ил. 16, библиогр. 9 назван. Составители: Ю. Г. Кирюхин, И. В. Усманова, Г. В. Кошелева Рецензент: В. В. Пикулин, канд. техн. наук, доцент зав. кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии 2  Введение Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: - получение информации и ее обработка; - анализ, подготовка и принятие решений; - выполнение решений; - учет и контроль принятых решений. Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документо- оборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т. е. как систему вторичных процессов, обеспечи- вающих и отражающих процессы управления. Документационное обеспечение управления (ДОУ) предполагает решение трех основных задач применительно к программным системам автоматизации: - документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление); - организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); - систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей: в области обработки документов: 3  - обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; - создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; - создание необходимых условий для повышения доли интел- лектуального производительного труд по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; - обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; - исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; в области контроля за исполнительской дисциплиной: - обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; - обеспечения автоматизированного упреждающего контроль за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативно” получение информации о состоянии исполнения и места нахождения любого документа; - сокращение сроков прохождения и исполнения документов; в области организации доступа к информации: - обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. 4  Перечисленные задачи должны быть частично решены студентами специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» в рамках курсового проектирования по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».