Читать онлайн «Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта»

Юлия Александровна Петрова Секретарское дело  Глава 1. Нормы и правила оформления документов 1. 1. Оформление реквизитов Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе. Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл. Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. Помните! Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами. Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью. Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги. Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения. Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов. 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер предприятия; 06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – сведения об адресате; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о постановке документа на контроль; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложений; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати организации; 26 – отметка о заверении копии документа; 27 – отметка об исполнителе документа; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организации; 30 – идентификатор электронной копии документа.